Hướng dẫn viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh được sử dụng rất nhiều trong công việc tại những công ty nước ngoài. Chính vì vậy để phục vụ tốt cho công việc, các bạn cần biết cách viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Vietgle sẽ hướng dẫn từng bước để các bạn có thể hoàn thiện được một mẫu thư confirm đúng chuẩn cấu trúc.

1. Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Confirm là một thuật ngữ quen thuộc sử dụng trong tiếng Anh văn phòng. Nghĩa của từ ‘’confirm’’ là xác nhận, chứng thực, thừa nhận và phê chuẩn. 

Thư confirm có thể được sử dụng như một ”email xác nhận” hoặc bằng thư. Thư xác nhận là khi bạn trả lời email để xác nhận một số thông tin với đối tác hoặc nhà cung cấp. không đồng ý hoặc đi theo một hướng nhất định.

Khi viết thư xác nhận bằng tiếng Anh, các bạn lưu ý phải viết trôi chảy nhất có thể, tránh sai sót. Đây là cách thư xác nhận sẽ chuyên nghiệp và đối tác hoặc nhà tuyển dụng sẽ đánh giá việc tuyển dụng của bạn dựa trên từng từ trong thư xác nhận.

2. Hình thức trình bày mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Khi chào lá thư lần đầu tiên, hãy nhớ nêu rõ điều đó. Phải ghi rõ những điểm sau: Tên người nhận, chức vụ, tên phòng ban, công ty, địa chỉ công ty nơi người nhận làm việc. Bạn cần chú ý những điểm sau:

• Thư cá nhân gửi cho công ty vẫn phải theo hình thức thương mại.
• Địa chỉ của bạn và ngày tháng ở lề trái hoặc canh dọc lề phải.
• Cách một dòng sẽ đến phần nhận người lệ lề trái. 

3. Hướng dẫn viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Lời chào mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Lời chào sẽ phù hợp theo từng đối tượng, ngữ cảnh sẽ đảm bảo được tính trang trọng của bức thư. Mẫu lời chào thông thường sẽ là Dear Mr./Mrs./Ms./Dr. (Kính gửi Ông/Bà/Cô/Giáo sư) cùng với họ của người nhận (nếu là người nước ngoài) và tên (nếu là người Việt Nam).

Một số lưu ý cần biết: 

• Đừng gọi ai đó là Mrs. (Bà – dành cho phụ nữ đã kết hôn) trừ khi bạn biết họ đã kết hôn.
• Nếu viết một lá thư xác nhận mang tính cá nhân thông thường thì bạn có thể chỉ dùng tên của người nhận.
• Dùng tên cho người Việt Nam và dùng họ cho người nước ngoài.

Xác nhận lại thông tin trong mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Trong phần này, bạn nên trình bày rõ vấn đề trong thư xác nhận được đề cập trong thư. Nó nên làm rõ các câu hỏi về thời gian, địa điểm và việc cung cấp thông tin cụ thể.

Một số mẫu câu thường dùng như:

• I am writing to confirm…. (Tôi viết thư này để xác nhận…)
• I would like to confirm…. (Tôi muốn xác nhận…)
• This letter is to confirm… (Lá thư này được viết để xác nhận…)
• I am happy to confirm…(Tôi vui mừng xác nhận…)
• I was pleased to receive… (Tôi rất vui khi nhận được…)

Đề cập đến một số nội dung khác trong mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Cuối thư bạn có thể chèn một dòng để người nhận có thể trao đổi với bạn trong trường hợp có vấn đề như xác minh hoặc hiểu nhầm. Nội dung này thường bắt đầu bằng một biểu mẫu. Câu nên đọc như sau:

• Cần nhắc lại điều khoản thỏa thuận giữa hai bên để tránh gây hiểu nhầm.
• Có thể nói rõ yêu cầu xác nhận bằng email hoặc điện thoại hoặc văn bản
• Thư xác nhận còn có thể coi là một loại thư lưu trữ nhằm mục đích bảo vệ khi xảy ra tranh chấp.

Yêu cầu trao đổi thêm nếu cần

Cuối thư, bạn có thể ghi thêm dòng để người nhận nếu có các vấn đề như cần xác minh, hiểu nhầm thì họ có thể trao đổi thêm với bạn trong trường hợp cần thiết. Nội dung này thường được bắt đầu bằng một số mẫu câu như sau:

• Please inform me if you need additional information ….
  (Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin…)
• Please respond if you need to add ….
  (Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần bổ sung …)

Lời cảm ơn dành cho người nhận trong mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Trước khi vào phần ký tên, bạn có thể sử dụng một số cụm từ cảm ơn trong tiếng Anh như sau:

• Thank you (Cảm ơn)
• Sincerely / Regards / Respectfully (Trân trọng)

Lưu ý: Trong phần ký tên đối với email thương mại, bạn nên dùng đầy đủ tên của mình.

4. Một số lưu ý khi viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Những lưu ý dưới đây sẽ giúp mẫu thư confirm bằng tiếng Anh luôn đảm bảo đầy đủ tính chuyên nghiệp. 

Mở đầu email rõ ràng

Không chỉ đối với thư xác nhận bằng tiếng Anh, hầu hết các mẫu thư điện tử đều yêu cầu mở đầu thư rõ ràng, đây là điều đầu tiên thể hiện tính chuyên nghiệp của toàn bộ nội dung thư. Vui lòng xác nhận rõ ràng. Thời gian và địa điểm cụ thể vì thông tin này quan trọng nhất ở phần đầu của mỗi email.

Ví dụ 1: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh

RE: confirmation of appointment with FRANK WALES

Dear Mrs. Allen,

I would like to confirm your appointment with Frank Wales tomorrow, August 25th at 1 pm. Please contact me with any questions and keep me informed if there should be any changes.

Cordially,

Linda Brown,

Secretary, Lester Wester Limited

Ví dụ 2: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh

RE: Shawn Williams – Appointment Confirmation

Dear Clinton,

This is a special reminder to confirm your meeting with Shawn Williams tomorrow June 18th by 10 am.

Your meeting is scheduled to be held at Lintel Scraps, Office 12 on the ground floor at Lanceman Street, Mainland China. The place is accessible by cabs.

This is Shawn’s cell phone number, just in case, +98157479837.

Please feel free to contact me if you have any questions. I would be ready to give the necessary assistance.

Thank you and have a great meeting.

Best Regards,

Alice Maxwell

Administrative Assistant to Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

Nội dung thư cần mang tính nhắc nhở

Phần nội dung thư nên viết rõ ràng, cụ thể về thời gian và địa điểm. Cách tốt nhất để xác nhận một cuộc hẹn qua email là biến nó thành một lời nhắc. Nếu bạn đang viết một email bằng tiếng Anh, bạn cần phải rất chú ý đến những chi tiết này.

Ngắn gọn nhưng vẫn thật chi tiết

Thư xác nhận nghề nghiệp bằng tiếng Anh cần cung cấp thông tin chi tiết nhưng ngắn gọn.Điều này làm cho email của bạn ngắn gọn và không có nhiều thông tin thừa, vì nội dung trôi đi không có mục đích.

Vì vậy, hãy chắc chắn kiểm tra nó trước khi bạn quyết định gửi nó. Ví dụ: bạn có thể muốn viết một lá thư để xác nhận rằng lời mời họp bằng email tiếng Anh không phải là một câu chuyện. Một bức thư quá dài sẽ khiến người nhận mất hứng thú và bỏ sót nội dung chính.

Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email

Dear Ms. Roberts,

I am glad you will be available for the meeting with our team by 9 am tomorrow January 21st at our Zonal Office.

You can contact me on this cell phone number if you have any questions or changes of plans.

Thank you and I’m looking forward to meeting you tomorrow.

Cordially,

Evelyn Coker

Productions Director, Micara Productions

5. Viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh theo chuẩn một format

Hãy đảm bảo rằng mẫu thư confirm bằng tiếng Anh cần có đầy đủ ngày giờ, lời chào, thân bài và kết luận. Vì vậy, việc tuân thủ một format chuẩn khi viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót và sơ suất không đáng có.

Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email theo format chuẩn 

Date: 23rd September 2012.

RE: Confirmation of an Appointment

Dear Mr. Robinson,

I am writing to confirm an appointment with you on the 24th of September, 2015 at Learned Hall, winter road. I genuinely appreciate a quick response from your side.

Best wishes,

Andrew Paul

Managing Director, Adrenal Photos

Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh. Hy vọng với những thông tin đầy đủ về cách trình bày và nội dung cần có của mẫu thư confirm bằng tiếng Anh đã được tổng hợp sẽ giúp bạn hoàn thành công việc thật tốt!