Học cách sắp xếp cuộc hẹn trong tiếng Anh chuyên nghiệp

Trong công việc hay bất cứ tình huống nào hằng ngày mà chúng ta muốn công việc hoặc mọi tình huống diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch thì việc quan trọng nhất là chúng ta cần phải biết đặt lịch hẹn trước.

Đơn giản như việc đặt bàn ở nhà hàng, đặt phòng ở khách sạn hay những công việc quan trọng hơn như công việc, hẹn một cuộc họp hay một cuộc phỏng vấn cần sự chuyên nghiệp và nghiêm túc hơn.

Vì vậy khi đặt một cuộc hẹn chúng ta cũng sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp với người được hẹn hơn, từ đó tạo được thiện cảm và vui vẻ hơn. Hãy cùng Vietgle học cách sắp xếp cuộc hẹn trong tiếng Anh một cách thật chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây nhé.

1. Chào hỏi trước khi đặt hẹn bằng tiếng Anh

Trước khi đặt lịch hẹn ta cần phải chào hỏi trước để tạo thiện cảm và sự thân thiện của bản thân với người được hẹn.

Các bạn có thể sử dụng các câu ngắn gọn tùy vào tính chất cuộc hẹn hoặc cũng có thể tự giới thiệu bản thân để cho người đối diện dễ xưng hô hơn nhé.

Ví dụ:

• Hi, I’m Mile. Is this the phone number to make an appointment with lawyer Nick?
  Xin chào, tôi là Mile đây có phải là số điện thoại để đặt lịch với luật sư Nick không ạ?
• Hello. Is this a lawyer’s office? My name is Linda, I would like to schedule a consultation.
  XIn chào, đây có phải là văn phòng luật sư không ạ? Tôi là Linda tôi muốn đặt lịch tư vấn.

Hoặc trong trường hợp bạn là người đại diện từ một tổ chức, một công ty nào đó thì cũng nên giới thiệu công ty và chức vụ của mình nhé.

Ví dụ:

• Hello! My name is Nam. I got a call from Sam Weekly. I want to schedule an interview with a Drusilla singer.
  Xin chào! Tôi là Nam gọi từ Sam Weekly. Tôi muốn đặt lịch phỏng vấn ca sĩ Drusilla.
• Hello! My name is Minh called from Phat An Furniture Company. I want to book a schedule to measure the building area.
  Xin chào tôi là Minh gọi đến từ Công ty nội thất Phát An. Tôi muốn đặt lịch để sang đo nội thất tòa nhà.

2. Đặt lịch hẹn bằng Tiếng Anh

Khi đặt hẹn bằng tiếng Anh thì thông tin mà không thể thiếu đó chính là thời gian cuộc hẹn. Khi hỏi chúng ta cần thật lịch sự để biết trong khoản thời gian đó người được hẹn có rảnh hay không và dưới đây là các mẫu câu hay dùng nhất.

• Hello! Are you free this weekend?
  Xin chào! Cuối tuần này ông/bà có rảnh không?
• Don’t you have any schedule for this Tuesday?
  Ngày thứ ba này bạn không có lịch làm gì chứ?
• Is next Monday convenient for you?
  Thứ hai tuần tới có tiện cho bạn không?
• Can you arrange some time on Thursday?
  Bạn có thể sắp xếp một chút thời gian vào thứ năm không?
• Do you have a schedule on Saturday?
  Bạn có lịch trình vào thứ bảy không?

3. Cách sắp xếp một cuộc hẹn bằng tiếng Anh

Sau khi đã xác nhận được khoản thời gian rảnh của đối phương thì bạn cần sắp xếp lại thời gian cụ thể thuận tiện cho cả hai bên và không gây khó khăn cho bất cứ ai, nếu đối phương có vẻ còn chưa xác nhận được ngày cụ thể thì bạn cũng có thể gợi ý cho họ một vài thời gian cụ thể theo cách bên dưới nhé.

• I’m free on Saturdays too, I can meet you on Saturday afternoon.
  Thứ 7 tôi cũng rảnh, Tôi có thể hẹn anh vào chiều thứ 7 chứ.
• This Monday we meet at cafe sweet!
  Thứ hai này chúng ta gặp nhau tại quán cà phê sweet nhé!
• Then we will have a meeting on Tuesday.
  Vậy chúng ta sẽ có buổi gặp mặt vào thứ ba nhé. 
• How about this Thursday?
  Thứ năm này thì sao?
• Would Friday be no problem, would you?
  Thứ sáu sẽ không có vấn đề gì chứ?

4. Đặt hẹn bằng tiếng Anh qua việc xác nhận

Nếu đã xác nhận được lịch hẹn và đối phương đã đồng ý với thời gian đã định rồi thì bạn nên một lần nữa xác nhận lại lịch hẹn thứ nhất để thể hiện sự nghiêm túc và thức hai là để nhắc lại cho đối phương nhớ tránh việc bỏ lỡ hoặc quên nếu đối phương sơ xuất bằng những câu xác nhận phí dưới nhé.

• Yes, Sunday is a great time
  Vâng, chủ nhật là một thời gian tuyệt vời 
• Yes, if possible, Thursday would be the best.
  Vâng, nếu được thì thứ 5 là tuyệt nhất rồi.
• Yes, I think Friday is fine.
  Được thôi , tôi nghĩ thứ sáu là ổn
• So I will close my interview appointment on Thursday
  Vậy tôi sẽ chốt lịch hẹn phỏng vấn là vào thứ năm nhé
• Current Tuesday is the most suitable time. If there is any change, please notify me soon.
  Hiện tại thứ ba là thời gian phù hợp nhất. Nếu có thay đổi hãy báo lại với tôi sớm nhé.
• So this date and time is right for you, right?
  Vậy ngày giờ này phù hợp với bạn đúng không?
• If you agree then we will close the time as above.
  Nếu anh/chị đồng ý thì chúng ta chốt thời gian như trên nhé.

5. Đặt hẹn bằng tiếng Anh qua việc sắp xếp giờ/ngày/tháng

 Khi đặt lịch hẹn thì khoảng thời gian cụ thể rất quan trọng, khi đã xác nhận được khoản thời gian hẹn thì nên đặt hẹn cụ thể giờ giấc nhất định để tránh tình trạng trùng hẹn hoặc gây bất tiện cho cả 2 bên nữa nhé. Các mẫu câu bên dưới sẽ giúp bạn hoàn thành tốt điều đó. 

• Is 2pm okay with you?
  2 giờ chiều ổn với bạn chứ?
• Can you arrange a time at 4pm?
  Bạn có thể sắp xếp thời gian lúc 4 giờ chiều không?
• What time are you free that day?
  Bạn rảnh lúc mấy giờ trong ngày hôm đó?
• If possible, can I make an appointment at 2pm?
  Nếu được thì tôi có thể hẹn bạn vào lúc 2 giờ chiều không?
• You don’t mind if we meet at 3pm.
  Bạn không phiền nếu chúng t gặp nhau lúc 3 giờ chiều chứ.
• What about 3 o’clock?
  Thế còn 3 giờ thì sao?

6. Mẫu câu nói về hủy hẹn bằng tiếng Anh

Nếu đã xác nhận được cuộc hẹn đó diễn ra vào ngày tháng đó nhưng bạn lại có một việc quan trọng hơn và đột xuất mà bạn không thể bỏ lỡ được. Thì bạn phải hủy cuộc hẹn đã đặt trước kia đi và bạn phải là người chủ động liên hệ để hủy hẹn với đối phương nhằm thể hiện sự khó khăn trong tình huống này.

Hơn nữa là sự trách nhiệm của bản thân với đối phương nữa. Hãy cùng tham khảo một vài mẫu câu giúp bạn hủy hẹn nhưng vẫn với thái độ rất lịch sự nhé.

• I’m so sorry, I have some unexpected business tomorrow, so I think we’ll see each other another day.
  Tôi rất xin lỗi. Ngày mai ngày mai tôi có việc đột xuất nên tôi nghĩ chúng ta sẽ gặp nhau vào một ngày khác.
• I am very sorry that I have an urgent job today. Can I make an appointment with you another day?
  Tôi rất lấy làm có lỗi. Hôm nay tôi có việc gấp. Tôi có thể hẹn bạn vào một hôm khác được không?
• Today I have an unexpected job. I will invite you to have lunch tomorrow instead of this one.
  Hôm nay tôi có việc đột xuất. Tôi sẽ mời bạn bữa trưa ngày mai thay cho hôm nay nhé.
• I’m sorry. Maybe I can’t see you tomorrow. If you are free the other day, let’s have coffee?
  Tôi xin lỗi. Có lẽ tôi không thể gặp bạn vào ngày mai. Hôm nào bạn rảnh thì đi uống cà phê nhé.
• I’m afraid I can’t meet you as planned. Can we leave the appointment for another date?
  Tôi e là mình không thể gặp bạn như kế hoạch. Chúng ta có thể dời lịch hẹn sang ngày khác không?
• Something unexpected happened so I don’t think I can see you this Friday. See you next Friday.
  Có vài điều không mong muốn đã xảy ra nên tôi nghĩ mình không thể gặp bạn vào thứ 6 này. Hẹn gặp bạn vào thứ 6 tuần sau nhé.

7. Ví dụ về đoạn hội thoại đặt hẹn

Dưới đây là những ví dụ về các đoạn hội thoại đặt hẹn trong tiếng Anh để bạn thực hành và hiểu rõ ngữ cảnh trong từng tình huống nhé. Khi cần có thể áp dụng để có một cuộc hẹn thật thành công.

A: Hello! Is this the Viet Anh clinic?

Xin chào! Đây có phải là phòng khám Việt Anh không? 

B: Yes! Here we are.

Dạ vâng! Chúng tôi đây ạ.

A: I would like to schedule an appointment with Dr. Tram.

Tôi muốn sắp xếp một cuộc hẹn với bác sĩ Trâm.

B:  Yes. Would you please give me a name?

Vâng. Chị vui lòng cho tôi xin tên được không?

A: You can call me Lan.

Cô có thể gọi tôi là Lan.

B:  Okay, Lan. What date and time would you like to make an appointment?

Dạ. Chào chị Lan. Chị muốn đặt lịch hẹn vào ngày và giờ nào ạ?

A: What is the medical examination schedule of Dr. Tram currently?

Hiện tại lịch trình khám bệnh của bác sĩ Trâm như thế nào ạ?

B: During this week, the doctor will have free hours on Tuesday afternoon and Thursday afternoon.

Trong tuần này bác sĩ sẽ có giờ trống vào chiều thứ 3 và chiều thứ 5 ạ.

A: So, on Tuesday, 2:00 pm, please.

Vậy 2 giờ chiều thứ 3 nhé

B:  That’s fine. So, I will schedule an appointment for you at 2 o’clock on Tuesday at the Viet Anh clinic.

Được ạ. Vậy tôi sẽ lên lịch hẹn cho chị vào lúc 2 giờ chiếu thứ 3 tại phòng khám Việt Anh nhé.

A: Thanks. Goodbye

Dạ vâng. Tôi cảm ơn. Tạm biệt

B: goodbye.

Vâng tạm biệt chị.

Với những tổng hợp và chia sẻ ở trên, bạn có thể tự tin để tự đặt cho mình một cuộc hẹn đơn giản như hẹn bạn bè mới quen gặp nhau, hẹn gặp bác sĩ, luật sư hay công việc như một cuộc phỏng vấn, họp với cấp trên,….

Qua đây Vietgle hi vọng bạn có thể tự tin áp dụng và thành công với cách sắp xếp cuộc hẹn trong tiếng Anh mà chúng tôi đã chia sẻ. Chúc các bạn học tiếng Anh vui vẻ nhé.

Nếu có ý kiến hoặc đóng góp thêm để Vietgle có thể phát triển hơn nữa thì bạn vui lòng để lại bình luận dưới phần comment nhé.