Hướng dẫn chi tiết các bước viết email tiếng Anh

Cách viết email là một kiến thức rất quan trọng khi đi làm việc tại những công ty nước ngoài. Nếu bạn đang muốn ứng tuyển một công việc yêu cầu sử dụng tiếng Anh hoặc vị trí công việc trong công ty nước ngoài, bạn nên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng một email được viết hoàn chỉnh về cả ngữ pháp và cấu trúc email.

Tham khảo những thông tin hướng dẫn chi tiết các bước viết email tiếng Anh do Vietgle.vn tổng hợp dưới đây.

1. Phần Greeting – Chào hỏi

Phần chào hỏi – Greeting sẽ được mở đầu bởi cấu trúc rất đơn giản. Việc quan trọng của bạn cần xác định rõ đối tượng người nhận là người gần gũi hay đối tượng cần viết email trang trọng. Hãy cùng tìm hiểu những cấu trúc viết phần chào hỏi trong nhwuxng trường hợp dưới đây.

Phần Greeting – Chào hỏi
Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận, bạn sẽ sử dụng cấu trúc sau đây để mở đầu email:

Dear + title (danh xưng)  + surname (họ).

Ví dụ:

  • Dear Mrs. Hoang
  • Dear Mr. Brown
  • Dear Ms. Nguyen

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name: Hi Kelly, Dear Kelly….

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin về tên của người nhận ta sẽ sử dụng 1 trong 2 cấu trúc mặc định dưới đây:

- To whom it may concern
- Dear Sir/Madam

2. Opening comment – Hỏi thăm

Với những email mình mở đầu câu chuyện chúng ta nên sử dụng cách hỏi thăm sức khỏe thân mật chúng ta nên sử dụng những cấu trúc câu sau:

  • How are you?
  • How are you doing?
  • How are things?
  • How have you been?

Tất cả cấu trúc đều có nghĩa là: Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?

Nếu bạn cần trả lời một bức thư hồi đáp thay vì hỏi thăm sức khỏe các bạn nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

  • Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
  • Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
  • Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

3. Introduction – Lý do viết thư

Với một bức thư chắc chắn bạn sẽ phải có lý do để viết. Trong ngữ pháp tiếng Anh dùng để viết thư thông thường người ta sử sử dụng cấu trúc dưới đây:

I am writing to + ….
Introduction – Lý do viết thư
Introduction – Lý do viết thư

Hãy cùng tham khảo những ví dụ sau để áp dụng trong những tình hướng cụ thể:

  • I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
  • I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
  • We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
  • I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)

4. Main point – Nội dung chính

Sau khi hoàn thiện phần mở bài, chúng ta cần hoàn thiện phần nội dung chính mà bạn muốn gửi tới cho người nhận. Phận nội dung chính sẽ chia theo một số dạng theo mục đích chính của người viết, tùy vào mỗi dạng chúng ta sẽ có những cụm từ, cấu trúc riêng. Hãy cùng tìm hiểu những cụm từ theo từng dạng được đề cập dưới đây nhé:

Main point – Nội dung chính
Main point – Nội dung chính

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

  • As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
  •   Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
  • As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
  • As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
  • As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Dạng 2: Yêu cầu

  • I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
  • I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
  • I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
  • I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
  • I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
  • I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
  • Could you please let me know if you can attend our Aniversary Party/ if you are available for a meeting on 19th February? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19/02?)
  • I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within two days. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 2 ngày).
  • Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available. (Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mại hiện có)

Dạng 3: Thông báo tin tốt

  • We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
  • You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Thông báo tin xấu

  • It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
  • We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
  • After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)
  • I am writing to expres my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn)
  • We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)
  • I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. (Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

Dạng 5: Bày tỏ lòng xin lỗi

  • We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)
  • Please accept our dearest apologies for this delay. (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này)
  • Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)
  • I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow. (Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

Đề cập đến tài liệu đính kèm

  • Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
  • Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)
  • Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)

5. Concluding sentence – Kết thúc thư

Với phần kết email trong tiếng Anh sẽ thường chỉ sử dụng rất ngắn gọn 1 tới 2 câu. Tùy theo mục đích và nội dung của email chúng ta sẽ có những cách kết email riêng.

Concluding sentence – Kết thúc thư
Concluding sentence – Kết thúc thư

Chúng ta hãy cùng tham khảo những cấu trúc dưới đây để tham khảo khi viết kết thức thư nhé:

  • Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
  • If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)
  • I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
  • I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

6. Signing off – Ký tên

Trường hợp thân mật:

  • Best,
  • Best wishes,
  • Regards,
  • Take care,
  • Bye,

Trường hợp trang trọng

Khi mở đầu có đã đề cập tên của người nhận trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms… sẽ sử dụng những cấu trúc sau

  • Best regards,
  • Warm regards,
  • Yours sincerely,

Trường hợp trang trọng khi người viết chưa đề cập tên của người nhận trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam sẽ chỉ sử dụng cấu trúc: Yours faithfully,

Bài viết đã tổng hợp giúp bạn các bước viết email bằng tiếng Anh trong tất cả trường hợp như: trong kinh doanh cho đối tác, khách hàng. Để có thể viết email tiếng Anh tốt hơn, bạn nên trau dồi và học thêm vốn từ vựng mỗi ngày. Chúc các bạn học tập thật tốt!

Gợi ý cho bạn

Số thứ tự trong Tiếng Anh: quy tắc và cách dùng
Số thứ tự trong Tiếng Anh: quy tắc và cách dùng
Số thứ tự trong tiếng Anh là một chủ đề cơ bản khi bắt đầu học tiếng Anh. Dù là kiến thức cơ bản nhưng không phải ai cũng phân biệt được số thứ tự và số đếm.

Bình luận

Bình luận